廊坊市司法局完成光明公证处公证历史档案清整工作

2017-05-08 08:57:53 来源:河北省司法厅网站 收藏本文
  2017年3月27日,廊坊市光明公证处与市档案馆签署《档案交接凭据》,将3365份永久和长期公证案卷移交市档案馆,另有2744份短期档案分装65箱存放市司法局,顺利完成公证历史档案清整工作。此次清整的是廊坊市1982年至2009年期间的历史档案,经过一个多月的努力奋战,共归档公证档案6109卷,其中永久卷宗1983卷,长期卷宗1382卷,短期卷宗2744卷。
 
  一、高度重视,攻坚克难,直面困难不妥协
 
  自1982年以来,廊坊公证机构经历了安次县公证处、廊坊市第二公证处和广阳区公证处,至2009年才撤并成立了现在的光明、正大公证处,而2009年以前的公证档案一直保存在安次、广阳司法局。由于时间跨度长,档案数量多,又缺乏专人管理,导致档案存放顺序混乱,民事、经济不分类别,永久、短期混乱交叉,致使这批档案总数不清、归档存放不标准、不易查询,成为了廊坊公证一大难题。
 
  自省厅开展公证档案信息化建设工作以来,廊坊市局高度重视档案信息化工作,分管公证工作局领导下决心要解决历史档案这个难题。经多次协调、调度,2017年2月16日,公证档案清整工作组进驻广阳、安次司法局正式开展工作。
 
  二、资源整合,多措并举,狠抓落实不放松
 
  为能按照省厅公证档案信息化标准顺利完成档案清整工作,局领导调度、协调廊坊市档案局、安次区司法局、广阳区司法局和光明公证处,对人员配备、技术指导、清整方案进行了安排部署。
 
  一是技术先行,严把案卷质量关。2017年1月,市局领导带领局公指处和光明、正大公证处与廊坊市档案局进行沟通,市档案局承诺同意接收公证处历史档案,并在档案清整过程中先后多次实地指导,确保清整出的档案符合档案信息化存放标准,保证了档案清整质量。
 
  二是人员配齐,分工合作出成效。为保证工作顺利开展,光明公证处派出了资深公证员总负责,带领处里档案管理员和两名公证员助理,安次和广阳司法局各派出3名有经验工作人员组成了10人工作组。工作组分工合作,在档案馆技术人员指导下,对档案进行了粘补裁剪,分类、编号、有序排列,并将整好的案卷按照国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济,分为永久、长期、短期三类归档和电子登记。
 
  三是督导同行,确保顺利开展。在案卷整理过程中,市司法局公指处工作人员多次到清整现场,督导查看工作进度和质量,对工作中困难进行协调解决,确保工作顺利开展。
 
  三、建章立制,立足长远,档案信息化稳步推进
 
  此次历史档案成功清整,为市公证档案正规化、规范化的建设奠定了基础。档案移交档案馆后,廊坊市司法局对此次工作进行了总结,摸索并探索总结出公证档案的经验。首先建章立制,对档案管理提出了明确要求,同时制定有效方法和措施,推动全市公证档案信息化工作。目前该市三河、香河、霸州等3个公证处公证档案均已按省厅要求采录完毕,其他7个公证处也在按计划有序开展。(光明公证处供稿)
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